Pada Microsoft Excel, kita mengenal adanya Ribbon Sort&filter yang dapat kita gunakan untuk mensortir data dalam sebuah table. Dengan mengaktifkan filter, maka dengan mudah kita dapat menampilkan data tertentu yang kita inginkan.
Beberapa cara untuk memfilter data :
1. Mengaktifkan Filter data
Sort semua daftar table yang akan anda filter lalu masuk ke menu Data dan pilih filter pada Sort$Filter. Setelah anda melakukan langkah ini, maka pada header table akan menampilkan tombol berbentuk segitiga terbalik yang dapat anda gunakan untuk menampilkan data yang anda inginkan. Sebagai catatan saat melakukan langkah ini, sebaiknya tidak ada kolom atau baris yang terlewatkan. Jadi sebaiknya jika ada baris yang tidak berisi data, sebaiknya anda isi dengan "-".
2. Menggunakan Style Format as Table
Fungsi Format as Table sama seperti menu filter data pada point 1. Tetapi kelebihan dengan mengaktifkan format as table, kita bisa langsung mendapatkan hasil dari keseluruhan data jika data yang kita miliki adalah berupa nilai. Dan bila dalam data tersebut terdapat beberapa item yang berbeda, maka jumlah / hasil dari data akan ditampilkan berbeda-beda, sesuai dengan data yang kita sortir.
Untuk cara yang perlu kita lakukan dalam menggunakan Style Format as Table :
a. Sort semua data table atau memilih bagian heading yang berisi table.
b. Masuk ke menu Home
c. Pilih Format as Table dari bagian style.
Dengan tiga langkah tersebut, maka anda telah mengaktifkan Format as Table.
d. Untuk menampilkan total dari data table yang saya katakan, pindahkan cursor pada akhir table.
e. Aktifkan Autosum dari Menu Home.
Jika berhasil maka pada akhir table akan menampilkan tombol segitiga terbalik yang berisi rumus yang dapat anda hasilkan. Seperti : sum, average, count, max dan lain sebagainya.
Lalu bagaimana jika sekali waktu anda ingin menambahkan data dari table tersebut ? anda dapat melihat artikel saya sebelumnya tentang Merubah Format Style Tables.
3. Menggunakan Slicer Tools
Saat anda mengaktifkan Format as Table, berarti anda telah mengaktifkan fitur excel lainnya yang dapat anda gunakan seperti Slicer tools, Pivot table, dan Power Query.
Cara menggunakan Slicer tools
a. Aktifkan Style Format as Table seperti pada point 2
b. Pindahkan cursor di dalam daftar table yang telah aktif Format as table.
c. Pilih Menu Design
c. Pilih Ribbon Tools
d. Pilih Insert Slicer
Setelah anda mengaktifkan Insert Slicer, maka akan menampilkan menu popup yang berisi header dari data table. Disini anda dapt memilih header mana yang akan anda aktifkan atau header yang akan anda gunakan. Tujuan mengaktifkan slicer header ini, adalah fungsinya sama seperti menggunakan menu filter pada point 1 dan 2. Perbedaannya adalah slicer akan ditampilkan di luar table seperti gambar berikut :
Untuk menggunakan Slicer Tools, anda cukup pilih data slicer tools. Setelah anda memilih salah satu data dari slicer tools, maka daftar data dalam table akan secara otomatis menampilkan semua data yang mengacu pada data slicer tools. Kelebihan dari menggunakan slicer tools ini adalah jika sekali waktu terdapat data yang sama, maka akan ditampilkan semua datanya dari dasar data slicer tools.
Jika anda ingin menampilkan beberapa data, maka anda perlu mengaktifkan Multi Filter (Panah Hijau), sedangkan untuk mengembalikan seluruh data, maka anda pilih Clear Filter (Panah warna Merah)
4. Menggunakan Pivot Table
Untuk menggunakan Pivot table, prinsipnya hampir sama dengan slicer tools. Namun pada pivot table ini, anda perlu mengatur Pivottable Fields ke dalam kelompok Filters, Coloumns, Rows, dan Value. Agar lebih jelasnya, anda dapat melihat artikel saya sebelumnya tentang Pengelompkan data dengan Pivot Table