Friday, November 25, 2016


Pada posting sebelumnya saya membahas mengenai fungsi logika ( fingsi if) dalam excel untuk Mencari data yang sama dalam Excel dalam satu baris. Hal ini cukup membantu bagi saya jika saya mendapatkan data berbentuk elektronik.

Lalu bagaimana jika data yang kita terima tersebut terdapat beberapa kelompok / bagian yang ingin diketahui jumlah data yang kita terima. Mungkin anda agak bingung apa hubungannya cerita saya ini dengan pivot table ?

Oleh karena itu saya coba ilustrasikan: Dalam suatu perusahaan dalam bidang industri tentu terdapat karyawan yang jumlahnya sangat banyak, sehingga untuk bagian kepegawaian mungkin memerlukan pengelompokan atas jumlah karyawan per bagian / Divisi maupun jenis kelamin pekerja dimana penginputan data karyawan tersebut sesuai no ID atas dasar tanggal masuk pada perusahaan tersebut. Dengan adanya pengelompokan tentunya akan mempermudah jika suatu saat pihak perusahaan diminta oleh pihak luar mengenai statistik atas karyawan yang bekerja pada perusahaan tersebut.

Berikut asumsi jika kita mempunyai data seperti di bawah ini :

Lalu bagaimana jika ada pertanyaan berapa jumlah jumlah karyawan Laki-laki dan berapa jumlah karyawan Perempuan pada perusahaan tersebut ?
Jika data yang masih puluhan kita dapat menghitung secara manual atau dengan menggunakan Filter data dalam Ms. Excel berdasarkan Laki-laki atau perempuan. Namun bagaimana jika diminta dalam bentuk Hardcopy ? tentu kita akan kesulitan, karena kita harus membuat file baru dengan cara memisahkan berdasarkan jenis kelamin.

Berikut langkah untuk mengelompokkan data dengan pivot table

1. Perhatikan table yang saya asumsikan Data Karyawan PT. Mondar Mandir. Pada cell (A4) tersebut saya beri angka (1) s.d cell (G4) saya beri angka (7) agar mempermudah dalam memberikan penjelasannya. Untuk angka (7) adalah bukan data sebenarnya, namun sebagai baris pembantu untuk mewakili dari tiap karyawan.
2. Block area (A3) sampai dengan (G30) lalu pilih menu Insert dan pilih icon pivot table seperti gambar di bawah ini :
blockarea
yang akan menghasilkan gambar di bawah ini :


pada "choose where you want the pivottable report to be placed" terdapat 2 pilihan.
New Worksheet : artinya Pivot table akan di tempatkan di sheet excel yang baru
Existing Worksheet : artinya Pivot table akan di tempatkan berdasarkan keinginan kita, apakah akan dalam sheet yang sama atau akan pada sheet tertentu.

3. Kita asumsikan memilih New Worksheet maka akan menghasilkan secara otomatis seperti di bawah ini selama cursor kita berada pada cell A3 yang akan menghasilkan menu Pivottable tools (1).
Dalam menu tersebut tedapat menu option yang ditunjukkan dengan angka (2) dan field (3) sesuai dengan yang terdapat dalam data yang akan kita rekap.

4. Dari langkah ke 3 tersebut baru kita dapat mulai mengelompokkan dengan memilih field (3) sesuai yang akan kita cari (kelompokan).

Hasil pivot table tersebut mungkin agak membingungkan bagi saya karena akan menghasilkan daftar yang panjang, oleh karena itu saya lebih menyukai dengan option pivottable dalam bentuk klasik. Untuk merubah menjadi klasik adalah dengan cara pada langkah ke.3 pilih (1) lalu pilih (2) hingga keluar active bar Pivottable option, lalu kita pilih Display dan classic pivot table seperti gambar di bawah ini :

Yang akan menghasilkan pivot table seperti di bawah ini :

dari hasil inilah baru kita dapat memodifikasi Pivot table field (3) dengan cara drag and drop dari field yang telah kita pilih, seperti gambar di bawah ini :

Perhatikan perubahan pada bagian coloumns di atas. Dengan memindahkan jenis kelamin ke coloumns maka pivottable akan berubah dan menjadi lebih simple seperti di bawah ini :
atau jika diperlukan tgl mulai bekerja maka anda tinggal memilih pivot table field (3) pada tgl mulai bekerja :


Pivot table ini dapat juga digunakan untuk data barang yang jumlahnya ratusan bahkan ribuan. Anda dapat memodifikasi penempatan field apakah pada row atau pada coloumns dan jangan lupa perhatikan field values yang mempengaruhi hasil pivot tablenya. Jika datanya berbentuk nilai maka gunakan value field setting dengan jumlah memilih sum pada summarize value field by :


Demikian cara menggunakan Pivot Table untuk mengelompokkan data, dan sebaiknya dalam membuat tabel pada excel, gunakanlah selalu format table. Karena format style table tersebut dapat mempermudah dalam melakukan perhitungan secara otomatis. Semoga bermanfaat.


ARTIKEL TERKAIT :

4 komentar

assalamualaikum
tolong dibantu ya...

pada sheet1 diinput data gabungan terdiri dari :

belanja atl ! buku
belanja pm ! komputer
belanja atl ! kalkulator
belanja pm ! printer

saya ingin menampilkan data lengkap secara otomatis pada sheet2 tetapi hanya belanja pm saja dan pada sheet3 belanja atl, tolong caranya ???

masukan kelompok buku, komputer, kalkulator, printer dalam satu kolom, sebagai alat bantu dalam mengatur pada langkah pivotfield. Jika dalam artikel saya ini bisa dilihat pada tabel No.ID.
Untuk menampilkan data, sebetulnya tidak perlu menggunakan sheet 2 dan sheet 3. Cukup dengan mengunakan filter header table dari hasil pivot.

bisa dibantu, saya mau mengelompokkan peserta family gathering ke bus, jika menggunaka pivot bagaimana ya

Jika anda ingin menggunakan pivot table, maka harus membuat data yang dijadikan groupnya. Jadi jika dilihat dari contoh artikel saya, anda dapat mengganti kolom bagian dengan nama bis / kelompok bis.
untuk informasi lainnya anda bisa sesuaikan.

Tetapi yg perlu diperhatikan saat membuat daftar penulisan harus sama.
Mis : Bis A pada cell c15, lalu ada pengisian Bis A kembali di cell c25, maka penulisannya harus sama. Jangan Bis A dan Bis A lalu ada spasi.
Hal ini pivot table akan terbagi 2 kelompok.

Silahkan berkomentar dengan sopan, terkait artikel yang sedang anda baca. Akan sangat saya hargai jika tidak meninggalkan link. Terima kasih atas kunjungannya.
Komentar