Dalam membuat dokumen, pada umumnya tidak akan melihat adanya sebuah kesalahan baik dalam ejaan, susunan kata sebelum di cetak. Karena setelah dicetak, kita dapat mereview apa yang dapat ditambahkan atau dikurangi. Karena secara hardcopy akan berbeda hasilnya. Hal ini dapat anda buktikan saat anda membaca dokumen melalui softcopy atau hardcopy. Perbedaan tersebut dipengaruhi oleh faktor prosentase tampilan dari dokumen dari program yang anda gunakan.
Pada suatu saat, saya mendapatkan pertanyaan dari teman yang mengatakan bahwa hasil cetak printer tidak sama dengan print preview.
Penyebab hasil cetak dokumen berbeda:
1. Ukuran kertas antara dokumen dan printer berbeda. Hal ini salah satu yang sering diabaikan saat akan mencetak printer. Jadi sebaiknya saat akan membuat dokumen, atur terlebih dahulu margin, page layout.
2. Mengaktifkan Automatically reduce large document that the print cannot output
Pada option ini artinya dokumen akan dicetak lebih kecil dari dokumen aslinya. Hal ini juga jarang diketahui karena saat print preview dokumen terlihat normal.
3. Mengaktifkan track change
Fungsi track change ini biasanya digunakan untuk menandai setiap perubahan yang ada pada dokumen microsoft word.
Jadi, bila suatu saat anda akan mencetak dokumen dan menghasilkan dokumen yang tercetak berbeda maka anda dapat melihat tiga referensi tersebut. Dan bila 3 referensi tersebut belum memberikan solusi, cara yang paling mudah adalah dengan menyimpan file ke format pdf. Karena dengan menggunakan extensi pdf, maka kita dapat mengaktifkan fungsi fit, scale yang akan memudahkan dalam mencetak dokumen tersebut.