Tugas dari bagian payroll, adalah melakukan perhitungan gaji, melakukan transfer dan membuat slip gaji yang mengacu kepada perhitungan dari gaji yang akan diterima.
Untuk perusahaan yang menggunakan software payroll, tidak perlu repot. Karena sudah mempunyai fasilitas untuk mencetak slip dari masing-masing penerima gaji.
Jika masih menggunakan Microsoft Excel, bisa saja dilakukan dengan membuat format slip yang disesuaikan. Namun mempunyai kendala yaitu jika karyawan lebih dari 100 orang, maka harus melakukan cetak slip sebanyak 100 kali. Atau kalaupun digabungkan menjadi 4 slip dalam satu lembar, bisa saja. Yang artinya akan mencetak 25 kali dari 100 orang.
Lalu bagaimana agar kita dapat mencetak satu kali print dengan menghasilkan 100 slip gaji dalam satu kali perintah ? Untuk menghasilkannya, saya menggunakan mailmerge. Mailmerge dapat digunakan dengan menggunakan microsoft word. Dimana data sumber yang akan diambil adalah microsoft Excel.
Cara membuat Slip Gaji
1. Tentukan format slip yang akan dibuatYang dimaksud menentukan format slip disini adalah hanya kolom-kolom tertentu saja yang akan dicetak. Karena biasanya dalam membuat payroll, memerlukan kolom bantu yang akan dijadikan dasar perhitungan, baik penambah atau pengurang.
2. Buat Field Merge sebagai alat bantu
Fungsi Field Merge disini adalah untuk menentukan kolom keberapa yang akan digunakan saat menentukan Insert Merge Field pada micorsoft Word dengan mengambil sumber data dari microsoft Excel. Berikut saya berikan Contoh tabel Perhitungan Gaji Sebulan, dimana sebelum header table saya menambahkan karakter F1 sampai dengan F47 sebagai panduan saat akan membuat Slip Gaji pada Microsoft Word dengan Mail merge.
Contoh Tabel Perhitungan Gaji Sebulan
Setelah dua point paham, mari kita lanjutkan ke langkah berikutnya, yaitu dengan membuat Format Slip Gaji pada Microsoft Word yang selanjutnya akan dicetak tanpa harus mengulang proses pencetakan.
Berikut Contoh Slip Gaji yang saya buat untuk masing-masing karyawan, dimana satu lembar akan mencetak 4 slip gaji.
Mari kita lihat terlebih dahulu karakter F2 sampai dengan F47. Data-data tersebut diambil dari table gaji yang sebelumnya sudah dibuat. Lalu Bagaimana cara agar menghasilkan sesuai dengan sumber data excelnya ?
Cara Mengambil data Excel dengan Mailmerge Microsoft Word
Untuk langkah membuat mailmerge, jangan anda buka file excel yang akan diambil. Karena saat data dimasukan melalui Microsoft Word, maka hasil angka tidak menghasilkan jutaan, ribuan, dan ratusan. Tetapi anda dapat membuka file Excel setelah anda menghubungkan melalui Mailmerge. Mari lanjutkan untuk membuatnya.1. Buka Microsoft Word
2. Setelah anda membuat format Slip Gaji (Data apa yang akan anda gunakan) pilih : Menu Mailing - select receipients - Use an Existing List...
3. Pilih File Excel yang berisi perhitungan Gaji yang sudah dibuat dan selanjutnya akan menampilkan menu Select Table
5. Setelah file gali (microsoft Excel) terhubung, selanjutnya memasukan referensi data gaji melalui menu Insert Merge Field
Coba anda perhatikan F1 sampai dengan selanjutnya adalah sebagai alat bantu saat anda memasukan data-datanya kedalam file Microsoft Word. Dan bila anda mengunakan cara seperti saya dimana satu lembar akan terisi 2 atau 4 slip karyawan, maka tempatkan kursor di akhir nama tulisan pada tabel pertama. Anda dapat melihat gambar sebelumnya yang saya beri anak panah berwarna merah dengan keterangan next record. Untuk mengaktifkannya, pilih rules pada samping menu Insert Merge Field, lalu pilih next records. Ulangi langkah ini untuk tabel kedua dan ketiga. Tetapi untuk table keempat jangan menggunakan next record. Karena table keempat adalah akhir dari table slip gaji.
6. Setelah anda cek, dan hasilnya sesuai dengan data excel, maka tahap terakhir adalah dengan melakukan merge print.
Pada langkah merge print ini, adalah untuk melakukan extract semua data yang telah terinput pada mailing untuk dicetak dalam bentuk dokumen. Atau bahasa sederhananya adalah jika anda memiliki 100 data slip, dan dicetak dalam satu lembar terdapat 4 slip, maka akan menghasilkan 25 lembar halaman. Nah selanjutnya, anda cukup print all dari hasil merge print tersebut. Dengan cara ini, waktu anda tidak akan tersita meskipun hanya awalnya saja untuk membuat FILE MAILMERGE secara lengkapnya disini. Karena untuk bulan selanjutnya, kita cukup merubah alamat file yang akan dibuat mailmerge. Dan bila anda ingin mempelajari dasar Mailmerge anda dapat membaca pada artikel sebelumnya : Membuat Mail merge Microsoft Word dengan data Microsoft Excel