Tuesday, January 17, 2017

Mail Merge MsWord dengan data Ms Excel

Pernahkah anda diminta mengisi form atau label dengan format MsWord yang pegisiannya berdasarkan master data yang telah ada ? Tentu hal ini suatu pekerjaan yang dilakukan harus berulang-ulang, karena isi form / label tersebut bersifat baku.

Sehingga copy paste itulah yang biasa dilakukan pada umumnya. Lalu bagaimana halnya jika master data tersebut jumlahnya cukup banyak seperti untuk membuat label undangan, kode barang dan lain sebagainya. Oleh karena itu untuk dapat memudahkan pekerjaan tersebut, saya  menggunakan fasilitas mailmerge MsWord dalam hal pengisian form atau label

Sebagai contoh saya asumsikan master data yang digunakan adalah MsExcel. Mengapa saya asumsikan master data adalah MsExcel ? Karena dalam MsExcel tersebut kita dapat melakukan pengecekan terlebih dahulu jika ada data yang sama. Sehingga kita dapat mengkonfirmasi apakah data tersebut memang disajikan 2 data ataukah perlu dihapus salah satunya. Setelah master data sudah siap untuk dipindahkan ke form, maka bukalah file form dengan format MsWord tersebut dengan cara Buka form MsWord (saya lakukan pada Ms Office 2013) :



1. Masuk ke menu Mailing.
2. Pilih Select receipents (file master)
3. Uses existing List. Pilih file master sesuai file yang ada (saat memilih master data ini, file tidak dalam keadaan terbuka atau terproteksi)
4. Setelah dipilih master data (MsExcel) anda pilih menu Edit Receipient List, yang akan menghasilkan tabel mail merge recipients. Saat ini saya asumsikan untuk label menyajikan informasi mengenai NO ID, Nama dan Bagian. Sehingga langkah selanjutnya.
5. Insert Merge field sesuai data yang akan di isi, dimana dapat terlihat pada huruf a, b, c yang mewakili F2, F3 dan F5 seperti tampak pada Mail Merge Recipients.
Agar tiap table (kotak yang terisi sesuai dengan daftar) maka perlu memilih Rules à Next records yang ditandai pada garis bintang, sehingga hasilnya adalah daftar nama selanjutnya.


Demikian langkah yang dilakukan dalam membuat mail merge MsWord dengan master / sumber data Ms Excel, semoga bermanfaat.

0 komentar

Post a Comment

Silahkan berkomentar dengan sopan, terkait artikel yang sedang anda baca. Akan sangat saya hargai jika tidak meninggalkan link. Terima kasih atas kunjungannya.