Pernahkah anda diminta mengisi form atau label dengan format Microsoft Word yang pegisiannya berdasarkan master data yang telah ada ? Tentu hal ini suatu pekerjaan yang dilakukan harus berulang-ulang, karena isi form / label tersebut bersifat baku.
Sehingga copy paste itulah yang biasa dilakukan pada umumnya. Lalu bagaimana halnya jika master data tersebut jumlahnya cukup banyak seperti untuk membuat label undangan, kode barang dan lain sebagainya. Oleh karena itu untuk dapat memudahkan pekerjaan tersebut, saya menggunakan fasilitas mail merge Microsoft Word dalam hal pengisian form atau label
Cara membuat Mail Merge Word dengan Excel
Sebagai contoh saya asumsikan master data yang digunakan adalah Microsoft Excel. Mengapa saya asumsikan master data adalah Microsoft Excel ? Karena dalam Microsoft Excel tersebut kita dapat melakukan pengecekan terlebih dahulu jika ada data yang sama. Sehingga kita dapat mengkonfirmasi apakah data tersebut memang disajikan 2 data ataukah perlu dihapus salah satunya. Setelah master data sudah siap untuk dipindahkan ke form, maka bukalah file form dengan format Microsoft Word tersebut dengan cara Buka form Microsoft Word (saya lakukan pada Ms Office 2013)
Anda dapat mengikuti langkah sesuai dengan nomor yang tercantum dalam gambar tersebut.
1. Masuk ke menu Mailing.
2. Pilih Select receipents (file master)
3. Uses existing List. Pilih file master sesuai file yang ada (saat memilih master data ini, file tidak dalam keadaan terbuka atau terproteksi)
4. Setelah dipilih master data (Microsoft Excel) anda pilih menu Edit Receipient List, yang akan menghasilkan tabel mail merge recipients. Saat ini saya asumsikan untuk label menyajikan informasi mengenai NO ID, Nama dan Bagian. Sehingga langkah selanjutnya.
5. Insert Merge field sesuai data yang akan di isi, dimana dapat terlihat pada huruf a, b, c yang mewakili F2, F3 dan F5 seperti tampak pada Mail Merge Recipients.
Agar tiap table (kotak yang terisi sesuai dengan daftar) maka perlu memilih Rules - Next records yang ditandai pada garis bintang, sehingga hasilnya adalah daftar nama selanjutnya. Next records tersebut dari masing-masing versi microsoft office akan berbeda. Sehingga option next record yang saya berikat mungkin berbeda dengan versi Microsoft Office lainnya.
Demikian langkah yang dilakukan dalam membuat Mail Merge Microsoft Word dengan sumber data dari Microsoft Excel, semoga bermanfaat.