Menggunakan Pivot Table untuk Memfilter Data

Artikel ini sebenarnya kelanjutan dari posting saya sebelumnya, dimana pada artikel tersebut berbagi73 memberikan tutor tentang cara membuat Pivot Table di Excel untuk Mengelompokan Data. Namun ada beberapa pertanyaan dari teman yang menanyakan bisakah Pivot Table digunakan untuk Memfilter Data berdasarkan Group / Kelompok. Dari pertanyaan tersebut jawabannya adalah tentu bisa, dengan kondisi anda harus mengetahui prinsip / syarat dalam membuat Pivot Table.

Untuk menghasilkan Pivot Table ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan :
1. Tidak adanya perbedaan karakter penulisan dari data yang akan dikelompokan
2. Tidak bisa menggunakan kelompok data yang sama pada PivotTable Fields
PivotTable Fields adalah salah satu alat bantu dari PivotTable Tools yang digunakan untuk mengatur group / pengelompokan data dari table tertentu.

Kelompok PivotTable Fields terbagi kedalam 4 Bagian :

1. FILTERS : Bagian ini berfungsi untuk menentukan kelompok data mana yang akan dimasukan ke dalam Filter.
2. ROWS : jika anda menempatkan nama salah satu header di bagian pertama maka data itulah yang akan dijadikan dasar pada group / pngelompokan data.
3. COLOUMNS : Fungsinya hampir sama seperti pada Rows, hanya data akan dikelompokan berdasaran kolom. Jika anda memasukan data kedalam bagian ini maka hasil dari Pivot Table akan melebar ke samping
4. VALUES : Berfungsi untuk menghitung dari data yang memiliki format number. Pada bagian ini kita dapat menentukan apakah data yang akan disajikan dalam bentuk :
a. Sum
b. Count
c. Average
d. Max
e. Min
f. Product
g. Count Numbers
h. StdDev
i. StdDevp
j. Var
k. Varp

Cara Membuat Pivot Table untuk Memfilter Data

Berikut saya asumsikan terdapat Data Pembelian dari beberapa Perusahaan

Untuk menghasilkan filter kolom tertentu dengan menggunakan Pivot Table :
1. Block Range A4 sampai dengan F29
2. Pilih Menu Insert (1) - Pivot Table (2)
3. Pada menu Create PivotTable, anda dapat memilih New Worksheet atau Existing Worksheet (3)
4. Setelah terbentuk, saya sarankan untuk menggunakan format Classic PivotTable Layout (enable dragging of Fields in the grid)
Setelah anda menentukan cell / sheet Pivot Table maka akan menampilkan menu PivotTable Fields. Dengan PivotTable Fields inilah yang dapat anda tentukan data mana yang akan anda kelompokan atau akan anda group.

Setelah langkah ke 1 sampai dengan 4, maka anda dapat memasukan data table :
a. Nama Perusahaan ke Bagian Filters
b. Memasukan Tgl Invoice ke Bagian Rows
c. Memasukan Pembelian ke bagian Values.

Untuk keterangan Total pada bagian Values tersebut adalah data yang saya ambil dari table ket, dan anda dapat melakukan perubahan custom name.

Pada bagian Values ini, secara default Values Fields Settingnya adalah counts. Dengan menggunakan Counts, maka hasilnya adalah jumlah data dan bukan hasil perhitungan. Untuk menghasilkan jumlah perhitungan dari nilai atau angka yang berada pada Pembelian maka perlu dilakukan perubahan Value Fields Setting.

Cara merubah Value Fields Setting pada menu PivotTable Fields :

1. Masukan data pada bagian Value
2. Klik pada menu combobox
3. Pilih Value Fields Setting
4. Pilih Sum. Pada langkah ini, anda dapat merubah format number yang anda inginkan sesuai dengan format data dari table atau ingin merubah format penulisannya.
5. Pilih OK. Pada langkah ini biasanya anda mendapatkan notifikasi bahwa tidak bisa menggunakan nama yang sama. Untuk mengatasi masalah tersebut, anda dapat merubah pada bagian Custom Name, dan selanjutnya pilih OK.
Setelah langkah telah anda lakukan, maka anda telah mendapatkan pivot table yang dapat digunakan untuk memfilter data. Semoga bermanfaat.