Rumus Vlookup sering digunakan oleh pengguna excel untuk mempermudah dalam menginput suatu tabel dengan referensi data yang ada. Namun saat akan menggunakan rumus vlookup kita harus memperhatikan referensi data yang ada.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam menggunakan rumus vlookup :
1. Menggunakan kode unik pada referensi data. Tujuannya adalah agar hasil yang didapat saat menggunakan rumus vlookup sesuai dengan referensi data.
2. Saat terdapat data yang sama pada tabel referensi, maka data yang akan dijadikan dasar pada hasilnya adalah data sebelumnya. Misalnya pada sebuah referensi data adalah menggunakan tanggal. Maka disaat tanggal tersebut loncat hari, maka hasilnya adalah didasarkan pada tanggal sebelumnya.
Dari dua hal tersebut, bagaimana jika terdapat beberapa tabel referensi data untuk digunakan dalam sebuah tabel ? Untuk menggunakannya, maka kita membutuhkan bantuan rumus multiple if.
Untuk memahaminya saya akan memberikan contoh pada gambar berikut, dimana terdapat tiga tabel dengan initial yang sama pada ketiga tabel tersebut, yaitu D, K dan S.
Contoh ketiga tabel tersebut, saya ambil dari jawaban saya pada sebuah forum excel. Pada prakteknya jika kita gabungkan ketiga tabel tersebut menjadi satu, maka hasil dari formula vlookup akan menghasilkan data yang sama dengan urutan tabel (pertama) pada ketiga baris dari tabel .
Mari kita perhatikan data tabel dimana yang akan dicari yaitu nilai gaji yang terdapat pada ketiga data referensi sesuai unit kerja.
1. Pada kolom Kode Pegawai diawali dengan huruf D, S, K sebagai referensi gaji.
2. Pada kolom Kode Pegawai secara initial diberi kode S-K-01.
Arti dari kode tersebut berdasarkan dari forum tersebut:
S sebagai dasar gaji
K sebagai status pegawai (Kawin / TIdak Kawin)
01 sebagai kode unit kerja. Dimana 01 adalah untuk Keuangan, 02 untuk Kepegawaian, 03 untuk Pemasaran dan produksi.
3. Pada kolom Unit Kerja berisi informasi dari jabatan seorang pegawai.
Pada tabel ini saya hanya menampilkan poin untuk menghasilkan nilai gaji.
Untuk mencobanya, kita dapat mencoba mengisi rumus vlookup dengan referensi kolom kode pegawai :
=VLOOKUP(LEFT(C7;1);K6:M9;2)
a. LEFT(C7;1) akan menghasilkan S
b. K6:M9;2 adalah table array yang dikondisikan berdasarkan rumus left
Lakukan percobaan dengan mengganti huruf S dengan D dan K, apakah benar juga?
Jika telah benar, maka selanjutnya dapat menggunakan fungsi IF yang berfungsi sebagai rumus untuk menentukan suatu logika dari keadaan.
Dari tabel yang saya lampirkan sebelumnya anda dapat melihat tiga rumus IF yang akan digunakan mewakili dari tiga tabel referensi data berdasarkan unit kerja. Jika ketiga rumus IF tersebut telah benar, maka anda dapat menggabungkannya menjadi satu. Sehingga terbentuk rumus multiple if.