Adakah pengguna komputer yang berbasis system Windows tidak mengenal program Microsoft Word ? tentu hal ini menurut saya tidak mungkin. Karena microsoft word adalah bagian dari Microsoft Office, dimana saat menginstall Microsoft Office rata-rata mereka tidak menggunakan install secara custom. Dengan kondisi demikian maka semua paket / bundle dari microsoft office tersebut akan terinstall, seperti Excel, Word, Power Point, Access, Note, Publisher.
Pada kali ini saya akan membahas bagaimana caranya untuk memberi catatan khusus pada satu kata atau kalimat yang terdapat pada dokumen word. Mungkin selama ini pemberian komentar sering kita temui dalam file excel yang ditandai dengan segitiga merah kecil pada pojok kanan cell atau dalam file pdf.
Bagi yang menggunakan file Microsoft Word, sebenarnya ada beberapa cara dalam memberikan note / catatan khusus dalam suatu lembar kerja dari file yang dibuatnya dengan cara :
1. Memberikan penebalan huruf, penulisan miring atau garis bawah dari kata atau kalimat.
Tujuan dari pemberian tanda-tanda tersebut pada kata atau kalimat, agar ada suatu perhatian khusus dari paragraf yang disajikan.
2. Memberikan footnote / catatan kaki.
Tujuan diberikannya catatan kaki ini adalah jika dalam suatu paragraf tersebut diambil dari sumber tertentu seperti misalnya kita mengutip dari peraturan, merujuk pada suatu lampiran yang tidak bisa dimasukan dalam paragraf tersebut.
Untuk membuat catatan kaki tersebut anda dapat melakukannya dengan cara :
a. Sorot terlebih dahulu kata / kalimat yang akan diberi catatan kaki
b. Masuk ke References lalu pilih Insert Footnote, seperti yang ditunjukan pada anak panah berwarna orange / jingga
Setelah melakukan insert footnote pada kata / kalimat yang kita tandai, maka pada akhir kata tersebut akan nampak nomor dengan karakter superscript sebagai tanda adanya catatan kaki. Dan secara otomatis catatan kaki yang kita berikan akan tampil pada bagian bawah halaman (footer). Sehingga dapat dilihat seperti pada contoh berikut :
3. Memberikan Comment
Cara ini dilakukan jika dalam paragraf terdapat kata / kalimat yang akan diberikan komentar. Misalnya si penerima ingin mengingatkan atau menginformasikan sebagai klarifikasi atas surat / dokumen yang akan disajikan. Sehingga dengan kata lain fungsi comment disini lebih cocok jika dokumen yang kita berikan adalah dalam bentuk softcopy. Karena fungsi dari commentnya akan terlihat. Untuk dapat membuat comment pada Microsoft Word, langkahnya hampir sama dengan footnote yaitu sorot terlebih dahulu kata yang akan diberikan comment lalu anda dapat masuk ke menu Insert - comment seperti yang tampak pada gambar di bawah ini :
Setelah anda melakukan langkah tersebut maka pada bagian kanan akan nampak icon seperti gambar di bawah ini yang saya lingkari berwarna merah :
Jika anda akan mencetak dokumen tersebut yang telah diberikan komentar, maka hasil cetak dari lembar kerja tersebut akan berubah marginnya, karena pada bagian kanan akan berisikan komentar yang telah anda berikan. Agar hasil cetak file tersebut sesuai dengan margin yang anda buat maka anda harus menonaktifkan print markup pada bagian setting print.
Dan jika saat anda memberikan file dokumen tersebut dalam bentuk softcopy dan untuk mengetahui apakah file tersebut dilakukan perubahan oleh si penerima saat mengembalikan file tersebut ke anda, maka anda dapat menggunakan fungsi track change yang dapat anda baca pada artikel saya sebelumnya yang berjudul :
Menandai perubahan isi tulisan Microsoft Word
Itulah beberapa cara untuk memberikan catatan khusus pada microsoft word, sekarang pilihan tergantung pada anda. Mana yang dapat anda gunakan dan disesuaikan dengan kondisi dari file tersebut akan diberikan kepada siapa dan dalam bentuk apa. Semoga artikel ini dapat bermanfaat bagi pembaca sekalian.