Friday, November 25, 2016

Pengelompokan data dengan menggunakan Pivot Table

Pada posting sebelumnya saya membahas mengenai fungsi logika ( fingsi if) dalam excel untuk “Mencari data yang sama dalam Excel” dalam satu baris. Hal ini cukup membantu bagi saya jika saya mendapatkan data berbentuk elektronik.

Lalu bagaimana jika data yang kita terima tersebut terdapat beberapa kelompok / bagian yang ingin diketahui jumlah data yang kita terima. Mungkin anda agak bingung apa hubungannya cerita saya ini dengan pivot
table ?



Oleh karena itu saya coba ilustrasikan:

Dalam suatu perusahaan dalam bidang industri tentu terdapat karyawan yang jumlahnya sangat banyak, sehingga untuk bagian kepegawaian mungkin memerlukan pengelompokan atas jumlah karyawan per bagian / Divisi maupun jenis kelamin pekerja dimana penginputan data karyawan tersebut sesuai no ID atas dasar tanggal masuk pada perusahaan tersebut.  Dengan adanya pengelompokan tentunya akan mempermudah jika suatu saat pihak perusahaan diminta oleh pihak luar mengenai statistik atas karyawan yang bekerja pada perusahaan tersebut.

Berikut asumsi jika kita mempunyai data seperti di bawah ini :
tabel pivot 

Lalu bagaimana jika ada pertanyaan berapa jumlah jumlah karyawan Laki-laki dan berapa jumlah karyawan Perempuan pada perusahaan tersebut ?
Jika data yang masih puluhan kita dapat menghitung secara manual atau dengan menggunakan Filter data dalam Ms. Excel berdasarkan Laki-laki atau perempuan. Namun bagaimana jika diminta dalam bentuk Hardcopy ? tentu kita akan kesulitan, karena kita harus membuat file baru dengan cara memisahkan berdasarkan jenis kelamin.

Oleh karena itu, saya coba berbagi kepada para pembaca berdasarkan pengalaman saya yaitu dengan menggunakan fasilitas Pivot Table. Nah bagaimana langkahnya ?


1.      Perhatikan table yang saya asumsikan Data Karyawan PT. Mondar Mandir. Pada cell (A4) tersebut saya beri angka (1) s.d cell (G4) saya beri angka (7) agar mempermudah dalam memberikan penjelasannya. Untuk angka (7) adalah bukan data sebenarnya, namun sebagai baris pembantu untuk mewakili dari tiap karyawan.

2.     Block area (A3) sampai dengan (G30) lalu pilih menu Insert dan pilih icon pivot table seperti gambar di bawah ini :

blockarea
yang akan menghasilkan gambar di bawah ini :




pada “choose where you want the pivottable report to be placed” terdapat 2 pilihan.
New Worksheet à artinya Pivot table akan di tempatkan di sheet excel yanga baru
Existing Worksheet à artinya Pivot table akan di tempatkan berdasarkan keinginan kita, apakah akan dalam sheet yang sama atau akan pada sheet tertentu.

3.      Kita asumsikan memilih New Worksheet maka akan menghasilkan secara otomatis seperti di bawah ini selama cursor kita berada pada cell A3 yang akan menghasilkan menu Pivottable tools (1).


Dalam menu tersebut tedapat menu option yang ditunjukkan dengan angka (2) dan field (3) sesuai dengan yang terdapat dalam data yang akan kita rekap.

4.     Dari langkah ke 3 tersebut baru kita dapat mulai mengelompokkan dengan memilih field (3) sesuai yang akan kita cari (kelompokan). 
Hasil pivot table tersebut mungkin agak membingungkan bagi saya karena akan menghasilkan daftar yang panjang, oleh karena itu saya lebih menyukai dengan option pivottable dalam bentuk klasik. Untuk merubah menjadi klasik adalah dengan cara pada langkah ke.3 pilih (1) lalu pilih (2) hingga keluar active bar Pivottable option, lalu kita pilih Display dan classic pivot table seperti gambar di bawah ini :


 Yang akan menghasilkan pivottable seperti di bawah ini :


dari hasil inilah baru kita dapat memodifikasi Pivot table field (3) dengan cara drag and drop dari field yang telah kita pilih, seperti gambar di bawah ini :

Perhatikan perubahan pada bagian coloimns di atas. Dengan memindahkan jenis kelamin ke coloumns maka pivottable akan berubah dan menjadi lebih simple seperti di bawah ini :

atau jika diperlukan tgl mulai bekerja maka anda tinggal memilih pivottable field (3) pada tgl mulai bekerja  


Pivot table ini dapat juga digunakan untuk data barang yang jumlahnya ratusan bahkan ribuan.
Anda tinggal memodifikasi penempatan field apakah pada row atau pada coloumns dan jangan lupa perhatikan field values yang mempengaruhi hasil pivot tablenya. Jika datanya berbentuk nilai maka gunakan value field setting dengan jumlah memilih sum pada summarize value field by :

Demikian langkah-langkah dalam pengelompokan data dengan menggunakan Pivot Table. Semoga  bermanfaat.

0 komentar

Post a Comment

Silahkan berkomentar dengan sopan terkait dengan artikel yang sedang anda baca.
Anda dapat menemukan artikel lainnya pada menu blog - sitemap.
Terima kasih atas kunjungannya.